¿Quiénes Deben Estar en la Presidencia?

El tamaño de la Presidencia lo determina el anfitrión, en función a la filosofía del acto y en proporción al lugar donde se celebre y el número de invitados. (Una presidencia de 20 personas, en un acto de 40, no tiene sentido). En los actos de carácter general, la Presidencia es ocupada por las primeras autoridades que asisten, de acuerdo a las precedencias generales. En los actos de carácter especial, los miembros de la misma son determinados por el anfitrión, aunque en la medida de lo posible, de acuerdo a las precedencias establecidas.

Para los actos no oficiales, está claro que la cuestión de quién ocupa los puestos principales corresponde al organizador, que resolverá de acuerdo a sus intereses y deseos. Como nuestra meta es intentar dar claves que ayuden al anfitrión a resolver sus dudas protocolarias, ofrecemos a continuación algunos criterios, a modo de sugerencias. Estos criterios sirven tanto para actos oficiales de carácter especial, como para los no oficiales o privados. 

• Primeras autoridades: Entendemos como tales, a las máximas autoridades de las principales instituciones del Estado. Es aconsejable en este caso, su inclusión en la Presidencia. Si los invitamos es porque deseamos que con su presencia nos refrenden los objetivos del acto, y no hay mejor forma para ello que darles una posición distinguida. Además, ellos representan instituciones y amplios colectivos ciudadanos que desean que a su representante se le tenga en consideración.

• Autoridades de menor rango: Sólo aquellas que su departamento tenga relación con el acto que se celebra.

• Representación social: Aquellos máximos representantes de instituciones y colectivos amplios, cuando el deseo del anfitrión sea componer una presidencia que refleje a los distintos sectores de la sociedad.

• Invitados de honor: Aquellos a los que se dirige fundamentalmente el acto o aquellos otros que con su presencia contribuyen a realzar la dignidad del evento (un Premio Nobel por ejemplo).

• El Patrocinador y colaborador: Aquellos máximos representantes que con su aportación económica o de otro tipo han contribuido a la realización de un acto o de un hecho sobre el cual gira el propio acto (El Presidente de un Banco si financiara un Congreso, por ejemplo).

• Los oradores: Quienes tengan que tomar la palabra en el transcurso del propio acto, si procede.

• El propietario: El que desinteresadamente ha cedido su local o propiedad para que sea posible el acto o el hecho que lo motiva.

• La gratitud: Aquella persona a la que queremos corresponder por un determinado gesto en favor del acto o del hecho que lo motiva.

• Pluralidad: Siempre recomendamos la pluralidad, evitandose así la reiteración de representantes de una misma institución, ya evidenciada por la más alta jerarquía, salvo razones de conveniencia.

• La justificación: Todos los miembros que ocupan una presidencia es en razón a algo. Debe existir una justificación, fácilmente expresable para el resto de los invitados. Cuando no se produce tal justificación, sino que obedece a un deseo del anfitrión, éste en su intervención debe referirse al detalle.

Estos son algunos criterios que pueden ayudarnos a decidir sobre la composición de una presidencia, aunque todavía podrían añadirse algunos más. En cualquier caso, podemos resumirlos en las siguientes palabras: cortesía, justificación, sentido común y reconocimiento. El sentido común es el primero de los sentidos para el jefe de protocolo. Con él y siempre buscando una justificación fácilmente comprensible para el resto de los invitados es probable que en la mayoría de los casos acertemos con la presidencia. Y no olvidemos que invitar a alguien a ocupar los puestos de la presidencia del acto es una buena forma de expresarle nuestra gratitud, reconocimiento y amistad. Es importante informar previamente a los miembros de la presidencia de dónde se colocan.